index

Organiziranje prostovoljstva v skladu z GDPR

Na Slovenski filantropiji prejemajo veliko klicev v zvezi z ureditvijo prostovoljstva v skladu s Splošno uredbo evropske unije o varovanju osebnih podatkov (GDPR). Sporočajo, da imajo prostovoljske organizacije za pridobivanje in obdelavo podatkov prostovoljcev zakonsko podlago (Zakon o prostovoljstvu). Tako, da prostovoljskim organizacijam ni potrebno pridobivati dodatne privolitve prostovoljcev, če podatke obdelujete za namen izvajanja prostovoljskega dela v skladu s sklenjenim dogovorom o prostovoljskem delu.

Po Zakonu o prostovoljstvu je obdobje hrambe dogovorov s prostovoljci 10 let (23. člen, 3. odstavek). Ta zakonska obveznost organizacij velja tudi v primeru, če se dogovor prekine.

V primeru, da prostovoljcem pošiljate dodatna obvestila, vabila na dogodke, e-novice, ki niso povezana s prostovoljskim delom po dogovoru (tudi za objavo fotografij prostovoljca), pa je potrebno pridobiti dodatno soglasje/privolitev prostovoljca.

Pripravili so obnovljen obrazec Dogovora o prostovoljskem delu, ki vsebuje dodatno Izjavo/soglasje prostovoljcev za obdelavo njihovih osebnih podatkov. Podpis te izjave je potreben samo v primeru, če boste osebne podatke prostovoljcev uporabljali tudi za druge namene: http://www.prostovoljstvo.org/za-organizacije/dokumenti-in-obrazci.

Z veseljem z vami delimo še nekaj informacij glede varstva osebnih podatkov prostovoljcev, ki vam mogoče pridejo prav pri vašem delu s prostovoljci.

–          Za obdelavo osebnih podatkov je potrebno imeti zakonsko podlago (privolitev posameznika, zakoniti interes organizacije, zakonsko obveznost organizacije …).

–          Za obdelavo se šteje tudi hramba podatkov.

–          Vsaka ločena obdelava zahteva ločeno soglasje (npr. za obveščanje, za prejemanje e-novic, za objavo fotografij …).

–          Namen uporabe podatkov mora biti jasno opredeljen (npr. objava fotografij v reklamnih obvestilih društva na spletu, v tiskanih medijih, na TV in na plakatih na javnih mestih).

–          Organizacija mora dokazati, da ima privolitev posameznika (pisna izjava, elektronsko sporočilo …).

–          Zagotoviti je potrebno sledljivost obdelave podatkov (shranjevanje starih obrazcev prijav …).

–          Poskrbeti je potrebno za zagotavljanje pravice prostovoljcev do dostopa do podatkov, popravka podatkov, izbrisa podatkov, omejitve uporabe, prenosljivosti podatkov (posredovanje tretji osebi v berljivi obliki).