Obvladovanje vpliva koronavirusa na delo vaše organizacije

Zaradi širjenja virusa COVID-19 in ukrepov za zajezitev širjenja se mnoge organizacije srečujejo z ovirami. Na spletu lahko najdete ogromno informacij in nasvetov, kako obvladati vpliv na vašo organizacijo. Za vas smo zbrali gradivo in informacije, za katere upamo, da vas bodo usmerile in vam pomagale, da uspešno prebrodite krizo.

Kako bodo razmere vplivale na delovanje vaše organizacije, je odvisno od vaše organizacije in kaj ste imeli načrtovanega. Pričakujemo, da se veliko organizacij že (in še več se bo) srečuje z novimi izzivi. Neprofitne organizacije, ki pripravljajo velike konference in manjše dogodke (na primer okrogle mize, usposabljanja, srečanja s partnerji…) morajo oceniti ali je izvedba možna. Še posebno tiste organizacije, ki nudijo storitve prebivalstvu, ki so najbolj ogroženi, se lahko soočajo z edinstvenimi izzivi. Katere korake lahko torej izvedete?

Organizirajte sestanek osebja

Pogovorite se o pravilnikih in protokolih vaše organizacije za prostovoljce in zaposlene. Spodbujajte preprečevanje okužbe – spodbujajte umivanje rok in odsvetujte dotikanje obraza, poleg tega pa spodbujajte delo od doma. V kolikor to ni možno, poudarite, kako pomembno je ostati doma, če se kdo počuti slabše. Svojim zaposlenim omogočite koriščenje bolniškega staleža.

Izvedba dogodkov

Številne organizacije se srečujejo z vprašanjem kako izvesti svoje dogodke: ali dogodke izvesti v živo ali jih odpovedati. Pri odločanju se povprašajte:

  • Kdaj bo potekal vaš dogodek?
  • Kje se bo dogodek odvijal?
  • Od kod prihajajo udeleženci?
  • Upoštevajte tudi druge dejavnike, kot so: število udeležencev; stik med udeleženci; podatki o udeležencih (ali so kateri od udeležencev v skupini z visokim tveganjem…)

Spremljajte lokalne, državne in mednarodne zdravstvene organizacije glede najnovejših informacij in protokolov. Komunicirajte s partnerji, prevozniki in podjetji/organizacijami, kjer so dogodki načrtovani. Pri dolgoročnem načrtovanju vključite v sprejemanje odločitve zavarovalnega zastopnika.

Sicer so vaše možnosti sledeče:

  • Zmanjšajte velikost dogodka;
  • Prestavite dogodek;
  • Spremenite format dogodka in organizirajte spletni dogodek;
  • Odpoved dogodka.

V kolikor se odločite za izvedbo dogodka prek spleta, se lahko poslužite orodij, ki omogočajo organizacijo virtualnih dogodkov. V kolikor se odločite, da boste dogodek prestavili na drug datum, poskrbite za dosledno in pravočasno informiranje udeležencev, pri svoji komunikaciji pa uporabljajte zanesljive vire (na primer NIJZ, Svetovno zdravstveno organizacijo, Ministrstvo za zdravje, itd.). Z ažurnim obveščanjem in zanesljivimi informacijami boste povečali zaupanje udeležencev v vašo organizacijo.

Spodbujajte delo na daljavo

Kjer je možno, organizirajte delo od doma. Svojim zaposlenim po najboljših močeh ponudite sredstva za kvalitetno opravljanje dela od doma, v kolikor sami sredstev nimajo. Če je potrebno, prilagodite delovni proces. V primeru ostrejših ukrepov, kot je splošna karantena, bo takšno delovanje obvezno.

Za uspešno delo na daljavo se lahko poslužite različnih orodij. Mnoga podjetja ponujajo svoja orodja zaradi izrednih razmer brezplačno.  Google Hangouts Premium je na voljo brezplačno do 1. julija, Microsoft Teams je brezplačno na voljo šest mesecev, GoToMeeting pa ponuja svoje storitve brezplačno tri mesece.

Spodbujajte dejavnosti, ki zmanjšujejo stres

Ni skrivnost, da stres slabi imunski sistem. Stres zaradi skrbi lahko prizadene vaše zaposlene, prostovoljce in vodje. Zato spodbujajte vse, da se med opravljanjem svojega dela razgibajo in si vzamejo čas za odmor in kosilo. Ključno pa je, da ohranjate politiko odprte in varne komunikacije: da vsi brez skrbi postavljajo vprašanja in izražajo pomisleke.

Sodelujte pri odločanju

Če je v skladu z delovanjem vaše organizacije, zahtevajte sodelovanje z lokalno upravo, ko ta sestavlja delovne skupine za odzivanje. Tako lahko zagotovite, da so vaše potrebe in potrebe vaših uporabnikov zagotovljene.

Bodite glas, ki poziva k vljudnosti in ohranjanju zdravja. Odzivajte se na diskriminacijo in ksenofobijo, ki jo vidite kot odziv na to bolezen.

Če vam čas omogoča, vam priporočano ogled spletne delavnice TechSoup z naslovom “Managing the Impact of COVID 19 on Nonprofits”, ki je brezplačno na voljo na kanalu Youtube.

Želimo vam zdravo in uspešno delovanje.

Viri: Coucil for Nonprofits, The NonProfit Times