Kako izvesti projekte v času koronavirusa

Razglašena epidemija in sprejeti ukrepi bodo direktno vplivali na izvedbo projektnih aktivnosti. V drugem članku smo že zbrali nekaj splošnih informacij, kako se lahko organizacije prilagodijo oziroma kako lahko prilagodijo svoje delo, tokrat, povzeto po CNVOS, delimo še informacije glede izvedbe projektnih aktivnosti.

Določilo višje sile v pogodbi

Kako postopati je odvisno od vaše pogodbe, ki ste jo podpisali s financerjem. Mnoge pogodbe namreč vključujejo določilo o višji sili, ki določa nastop okoliščin, ki pomenijo nastanek višje sile, in kakšna je odgovornost strank. Ko pogodba ta določila vključuje, le-te upoštevate in se po njih ravnate.

V primeru, da pogodba ne vključuje določil o višji sili, se pojem višje sile razlaga po splošnih načelih civilnega prava in veljavne zakonodaje s področja sklepanja pogodb (Obligacijski zakonik).  Višja sila pomeni dogodek, ki je bil nepričakovan in se mu ga ni bilo moč izogniti ali odvrniti.  Gre za okoliščine, ki so neodvisne od volje strank, nastale so po podpisu pogodbe, so bile nepričakovane in jih ne bi mogla odvrniti niti skrbna stranka. Lahko gre za naravne pojave (npr. širitev virusa) ali za nepričakovane ukrepe države (npr. prepoved nudenja storitev, prepoved zbiranja ljudi), če to v celoti oziroma delno preprečujejo izvajanje aktivnosti, dogovorjene s pogodbo.

Kako ravnati v primeru, ko zaradi trenutnih okoliščin težje izpolnjujete pogodbene obveznosti

V primeru, da organizacija presodi, da svoje pogodbene obveznosti še lahko izpolni, a je to pod obstoječimi pogoji težavno, se lahko sklicuje na spremenjene okoliščine (112. člen Obligacijskega zakonika). Te omogočajo, da financerja pozove, da se pogoji za izpolnitev njenih obveznosti spremenijo (npr. seminar namesto meseca marca izvede v juniju, svetovanja namesto osebno izvaja preko spleta itd.). Če financer na to pristane, pride do spremembe prvotnih obveznosti nevladne organizacije, medtem ko obveznosti financerja ostanejo enake.

Kako ravnati v primeru, ko so zaradi trenutnih okoliščin pogodbene obveznosti onemogočene

V primeru, da organizacija presodi, da svojih pogodbenih obveznosti ne more izpolniti v nobeni obliki (na primer poznejša izvedba zaradi zaključka projekta…), zakon predvideva prenehanje obveznosti (116. člen Obligacijskega zakonika). Nezmožnost izpolnitve tako že na podlagi zakona pomeni, da organizacija te obveznosti nima več in tega tudi financer od nje ne more zahtevati. Nadalje zakon v tem primeru predvideva tudi prenehanje obveznosti financerja, kar pomeni, da nevladna organizacija nima pravice do dogovorjenih sredstev.

Če je možno pogodbene obveznosti razdeliti na več smiselnih enot, potem to pravilo velja samo za enote (obveznosti), ki jih ni mogoče izvesti (npr. nevladna organizacija je pogodbeno zavezana izvesti pet seminarjev do konca marca, izvedla pa je samo dva – v tem primeru preneha samo njena obveznost za preostale tri). Obveznost nevladne organizacije po izvedbi treh seminarjev tako preneha že na podlagi zakona, financer pa lahko svojo obveznost sorazmerno zmanjša za neizvedene obveznosti (in v tem primeru torej izplača sredstva samo za dva seminarja). Enak pristop velja tudi v primeru, da je organizacija že izvedla določene projektne aktivnosti, projekta pa zaradi epidemije ne bo mogla do konca izvesti niti naknadno.

Kako ravnati v primeru, ko so zaradi trenutnih okoliščin pogodbene obveznosti onemogoče, jih pa je možno izvesti kasneje

Preverite, na kakšen način lahko dogovorjene aktivnosti projekta ali programa izvajate še naprej. Morda lahko projekt oziroma dogovorjeno aktivnost izvedete na drugačen način, z drugimi sredstvi. Tako lahko na primer dogovorjene sestanke in svetovanja opravite s pomočjo konferenčnega klica ali preko elektronske pošte. Preverite, če in kako lahko dogovorjene aktivnosti projekta ali programa izvedete kasneje, da bo njihov namen še vedno dosežen.

O nastali situaciji nemudoma obvestite financerje projekta ali programa in jim predlagajte spremembo pogojev izvedbe aktivnosti ali spremembo rokov. Pri tem utemeljite, kako bodo aktivnosti kljub spremembi še vedno dosegle dogovorjene cilje in bo namen projekta ali programa dosežen.

V sklenjeni pogodbi preverite morebitna določila o tem, kaj se šteje za spremenjene okoliščine in dolžnosti obveščanja. Če pogodba takšna določila vsebuje, mora organizacija ravnati na način, kot je dogovorjen v pogodbi.

V sklenjeni pogodbi preverite, pod kakšnimi pogoji je določen nastop višje sile, kakšne so vaše obveznosti in pravice. V primeru, da vaša pogodba takšno določilo vsebuje, mora organizacija ravnati na način, kot je določen v pogodbi.

Organizacije, ki izvajate programe in projekte, ki jih financirajo tuji financerji, preverite ali vaša pogodba vsebuje t.i. non-cost extension klavzulo, ki pomeni možnost razširitve projekta preko dogovorjenega datuma brez odobritve dodatnih sredstev.

Kako ravnati v primeru, ko so zaradi trenutnih okoliščin pogodbene obveznosti onemogočene in jih ni mogoče niti pod drugačnimi pogoji izvesti kasneje

O nastali situaciji nemudoma obvestite financerje projekta ali programa in pojasnite nezmožnost izpolnitve (npr. izvedba aktivnosti bi pomenila kršitev vladnih uredb o prepovedi nudenja storitev ali o prepovedi združevanja). V obvestilu pojasnite, katerih aktivnosti ne morete izvesti – vseh ali samo nekaterih – in katere aktivnosti projekta ali programa ste izvedli. Ker lahko v tem primeru financer odstopi od pogodbe, če zgolj delna izpolnitev zanj nima pomena, predlagamo, da tudi utemeljite, kako bodo aktivnosti kljub spremembi še vedno vsaj delno dosegle namen projekta ali programa.

V sklenjenih pogodbah preverite, pod kakšnimi pogoji je določen nastop višje sile, kakšne so vaše obveznosti in pravice. V primeru, da vaša pogodba takšno določilo vsebuje, mora organizacija ravnati na način, kot je določen v pogodbi.

V primeru, ko je  financer že podal navodila glede izvajanja posameznih dejavnostih, se po njih ravnajte in ga obveščajte o možnostih izvajanja navodil. Če navodil glede izvajanja posameznih dejavnostih še ni bilo podanih, vam svetujemo, da  financerja na to pozovete oziroma predlagajte način izvajanja aktivnosti v  obdobju epidemije in sprejetih ukrepov države. Oziroma čimprej stopite v stik s skrbnikom pogodbe.

Vir: CNVOS